TUYA reconoce la importancia de contar con órganos de supervisión y control externos e internos que puedan verificar el cumplimiento de las diferentes obligaciones, compromisos y disposiciones que rigen el funcionamiento de TUYA. Por tanto, TUYA reconoce como tales a la firma de Revisoría Fiscal o Auditoría Externa, la Auditoría Interna y el Oficial de Cumplimiento para velar por el efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento del Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
La transparencia, el respeto y el profesionalismo deberán primar en todas las actuaciones desplegadas por los órganos de supervisión y control de TUYA y los funcionarios que son parte de los mismos y por lo tanto, TUYA espera que dichos órganos de supervisión y control den cumplimiento a las disposiciones legales, estatutarias y reglamentarias que le son aplicables, a sus políticas, manuales y documentos internos de funcionamiento y a las políticas y lineamientos de ética y conducta que le son aplicables en razón de sus actividades.
Como complemento a dichas disposiciones, los órganos de supervisión y control de TUYA deberán observar las normas de ética y conducta definidas en el presente documento, las cuales tienen como finalidad complementar y desarrollar los principios y valores contenidos en el Código de Ética.
SECCIÓN 1. PRINCIPIOS RECTORES
Los órganos de supervisión y control y los funcionarios vinculados a los mismos que tengan a cargo labores de supervisión en TUYA deberán conocer y adoptar los siguientes principios rectores:
Objetividad e independencia: Corresponde al más alto nivel de neutralidad que deben tener las personas y órganos encargados de realizar labores de control y supervisión, al reunir, evaluar y comunicar información sobre la actividad o proceso a ser examinado, hacer una evaluación equilibrada de todas las circunstancias relevantes y formar juicios sin condicionamientos o sin dejarse influenciar por sus intereses particulares o por la opinión de terceros que no tienen relación con las labores de control y supervisión.
Integridad: Tiene relación con el cumplimiento de su trabajo con honestidad, diligencia y responsabilidad, respeto por la regulación vigente aplicable a TUYA, la regulación aplicable a los órganos de control y supervisión, abstención de participación en actividades ilegales o actos que vayan en detrimento de su profesión o de la organización de la que son parte, y respeto y aplicación de los principios, medidas y lineamientos éticos de TUYA.
Profesionalidad y Competencia: Los órganos de supervisión y control deberán contar con personas que tengan unas cualidades y competencias adecuadas e idóneas para la realización de las actividades a cargo de cada uno de estos órganos, estando dentro de ellas entre otras conocimientos y preparación técnica adecuadas para un óptimo desempeño de sus funciones, aptitudes necesarias y disponibilidad de tiempo para cumplir con sus responsabilidades.
Confidencialidad: Los órganos de supervisión y control deberán proteger y custodiar la información que les ha sido suministrada y que es la propiedad de TUYA o de sus diferentes grupos de interés. El acceso a información privilegiada o reservada de TUYA se debe manejar bajo el carácter confidencial y no podrá ser divulgada sin la debida autorización a menos que exista una obligación legal o profesional para hacerlo o que medie una orden de autoridad competente.
SECCIÓN 2. DEBERES Y OBLIGACIONES
Los órganos de supervisión y control y los funcionarios vinculados a los mismos deberán dar cumplimiento a los siguientes deberes y obligaciones:
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Con el fin de dar aplicación al principio de la profesionalidad, los órganos de supervisión y control deberán contar con un equipo de apoyo idóneo y suficiente, acorde con la naturaleza, tamaño y complejidad de las compañías a auditar y supervisar y de las operaciones y actividades objeto de control y supervisión.
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Con el fin de dar aplicación al principio de objetividad, los órganos de supervisión y control y los funcionarios vinculados a estos, se abstendrán de participar en actividades o relaciones que, a su juicio pueda perjudicar su evaluación objetiva e imparcial y no aceptarán nada que, en su concepto puedan perjudicar su juicio profesional. Esta participación incluye aquellas actividades o relaciones que puedan generar conflictos de interés con TUYA.
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Los órganos de supervisión y control externos, tales como Revisoría Fiscal o Auditoría Externa, no podrán haber recibido de TUYA, ingresos que representen al año el 25% o más del total de ingresos percibidos por el órgano de supervisión y control.
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TUYA facilitará la labor de los órganos de control y supervisión, para tal fin los órganos deberán presentar por lo menos una vez al año, un plan de actividades con los temas y períodos de ejecución de las diferentes labores de control y supervisión.
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Los órganos de supervisión y control deberán obtener evidencia sólida, válida, completa y suficiente por medio de análisis, inspección, observación, interrogación, confirmación y otros procedimientos necesarios que permitan llegar a conclusiones objetivas y razonables para determinar la existencia de hallazgos o identificación de situaciones que den lugar a salvedades u observaciones en las opiniones y evaluaciones relacionadas con los procesos y actividades que se lleguen a auditar, supervisar y controlar.
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Todas las evidencias encontradas por los órganos de supervisión y control deberán quedar debidamente soportadas donde se incluyan las fuentes confiables, tanto internas como externas consultadas. Aquellos documentos a los que accedan los órganos de supervisión y control de TUYA que estén sujetos a confidencialidad o reserva, deberán en principio ser destruidos una vez se produzcan los informes respectivos con las principales conclusiones del trabajo. En los casos en que por disposición legal se deban conservar documentos sujetos a reserva y confidencialidad, los órganos de supervisión y control deberán adoptar mecanismos encaminados a dar una protección especial de los mismos.
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Cada órgano de control deberá presentar informes a la administración de TUYA con las principales observaciones, salvedades y hallazgos. Dichos informes, deberán ser conocidos y revisados por la administración de TUYA, con el fin de que la misma pueda construir planes de acción e implementación.
